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以下是实验物资采购管理系统的功能和特点：
采购申请管理：研究人员可以通过系统提交多品类采购申请，包括所需物品的详细信息、数量和预算。系统可以维护供应商信息，包括联系信息、价格信息和历史交易记录。采购申请可以经过审批流程，确保经过必要的核准程序，例如由主管或财务部门审批。系统可以生成采购订单并将其发送给供应商，同时允许用户跟踪订单的状态和交付时间。跟踪实验室的库存水平，包括各种物资和耗材，帮助实验室管理采购预算，生成采购历史、库存水平和支出的报告，记录所有采购活动，以便在需要时进行审计，确保合规性。向相关方发送自动通知，例如采购订单的批准状态或交付状态更新。确保只有授权人员可以访问敏感的采购数据。
审批流程自动化：实验室需先确定采购审批流程的规则和程序，包括哪些类型的采购需要审批、需要哪些审批层级（如部门主管、财务主管、实验室主管等）以及审批的时间要求。根据采购的性质和金额，设定不同的审批层级审批进度可查。通常，低值采购可以经过较少层次的审批，而高值采购需要更高层级的审批。建立采购审批的工作流程，明确实验室审批人员的角色和职责。确保审批流程的可追溯性，为采购审批流程提供电子化支持，以减少纸质工作和手动处理。这可以通过系统内部的审批工具实现。系统还提供通知和提醒功能，以确保审批人能够及时处理审批请求。通知可以通过电子邮件、短信或系统内的消息通知发送。记录审批的历史，包括每个审批人的决策和审批时间。如果审批人员由于休假或其他原因无法审批，系统提供便捷的审批人员变更机制。审批人有权提供反馈和意见，生成审批历史的报告和分析，以帮助管理层了解采购流程的效率和问题。
无纸化结算：一旦采购申请通过实验室管理人员审批，系统自动生成采购订单。这个订单应包括所需物资的详细信息、数量、价格和供应商信息。同时可以自动将采购订单发送给供应商，一旦物资交付完成，供应商可以向实验室发出**票。系统自动匹配采购订单、**票和收货记录，以确保订单的准确性和价格的一致性。一旦匹配成功，系统可以自动触发付款批准流程。审批程序通常需要通过财务部门或管理层的审批，但这也可以通过系统自动化。支持电子支付选项，以快速付款给供应商。维护供应商信息，包括支付条件、付款方式和联系信息，以帮助自动结算管理。系统生成付款历史、采购成本分析和供应商绩效报告，提高采购流程的效率、降低错误率、加速供应商付款、提供准确的成本分析和减少纸质文件处理。
危险化学品管理：危化品管理采用五双（双人收发、双人记账、双人双锁、双人保管、双人使用）原则，确保RFID系统与实验物资采购管理系统集成，以实现危险化学品的实时跟踪、库存管理和出入库记录的自动，确保所有危险化学品都经过注册，并记录其详细信息，包括化学品名称、CAS号、制造商、容器类型、数量、储存位置等。以便在系统中RFID标识每个化学品容器。为实验室员工提供培训，以确保他们了解如何使用RFID系统和处理危险化学品。
1.入库操作：实验室人员应通过系统提交危险化学品的出入库申请，包括所需数量、用途、目的地等信息。出入库申请应经过审批流程，确保只有经过授权的人员才能处理危险化学品。审批流程应包括审核申请、审批和最终批准。当危险化学品进入实验室或仓库时，通过RFID阅读器扫描RFID标签，自动记录入库操作，并更新库存信息。
2.出库操作：当危险化学品被取出时，也通过RFID扫描来记录出库操作。系统可以记录谁、何时以及为何目的取出了化学品，归还也是秉承谁领取谁归还原则，电子天平称重后记录系统中。
3.库存监控：系统支持危险化学品的正确标识，包括危险标志、物质标识号、储存条件等信息。实验室管理员可以通过实验物资采购管理系统监控库存，随时查看每个危险化学品容器的位置和状态。
4.库存警报：系统可以生成库存警报，当库存低于设定的阈值或出现异常情况时，自动发送通知给相关人员。
查询管理：系统提供搜索功能，允许用户根据物资名称、类别、供应商、规格等关键词进行快速搜索。提供搜索和过滤选项，以帮助用户定位所需物资。包括价格范围、库存水平、供应商评级等条件。系统还提供物资目录，用户可以快速浏览不同类别的物资，类似于在线购物网站的产品目录。对于移动应用，可以添加条形码扫描功能，允许用户扫描物资的条形码以快速定位并更新库存。在用户定位所需物资后，提供一键生成采购订单的选项，减少步骤，提高效率。
低值易耗品管理：实验室通常需要采购各种不同种类的低值物资，所以系统支持多个品类或物资类型。用于监测和提醒相关人员低值物资（例如低价值易耗品或耗材）的库存水平，以确保实验室不会因为物资短缺而中断工作。实验室库存的自动监测，包括低值易耗品的数量和使用速率以及记录低值易耗品的使用情况。用户自定义库存阈值和提醒通知设置，当库存低于特定阈值时，系统会触发提醒。系统会自动向相关人员（例如实验室管理员、采购负责人）发送提醒通知，以告知他们哪些低值物资即将用完或已经用完。生成自动采购建议，提供哪些物资需要 重新订购以满足实验室需求。这可以包括采购数量和供应商建议。在采购建议生成后，系统可以启动审批流程，确保采购是合规的。
统计分析：从采购和库存管理系统中收集数据，包括采购订单、库存水平、支出等信息。提供数据可视化工具，如图表和图形，以帮助用户更容易地理解数据和趋势。允许用户创建自定义报告，根据他们的需求选择特定的指标和数据进行分析。分析采购活动、库存水平和支出的长期趋势，分析采购成本、库存成本和物资使用成本，通过分析，实验室可以更好地管理物资和成本，避免浪费和不必要的开支。
移动应用：将实验物资采购管理系统整合到移动应用平台，应用可以嵌入审批流程，允许申请经过必要的审批程序，例如由主管或财务部门审批。审批人可以通过微信应用审批或拒绝申请。应用可以向用户发送实时通知，例如审批状态更新、采购订单生成和库存警报。用户可以查看其提交的采购订单的状态，并了解交付时间以及采购历史和支出报告，以帮助他们做出明智的采购决策。